Aunque las aplicaciones de contabilidad para empresas pequeñas como la popular QuickBooks de Intuit automatizan la contabilidad de su negocio, no eliminan el papeleo.
Usted todavía tiene que enviar las facturas manualmente a los empleados autorizados para la aprobación del pago y luego archivar los documentos que demuestran el pago. Aquí es donde puede ayudar la herramienta Bill.com, basada en la Web –que se llamaba CashView cuando la probé en estado beta– para administrar el efectivo y la circulación de documentos.
Usted puede ingresar nuevas cuentas, facturas y recibos en Bill.com en una de tres maneras: digitalizando los originales impresos y subiendo los archivos de imágenes desde su PC, enviando los archivos por correo electrónico a su cuenta privada de Bill.com, o enviando los documentos por fax a Bill.com para que el servicio los ingrese por usted. El primer método requiere que usted establezca un sistema para digitalizar y convertir documentos a un formato reconocido como PDF o un archivo de Microsoft Office 2007.
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Una vez que los documentos estén en el sistema, usted los puede ver en el sitio Web de Bill.com, agregar detalles de la transacción y especificar quién pueden aprobar el pago de una transacción individual. Entonces puede dar instrucciones a Bill.com para que pague la cuenta por usted. Como respuesta, la compañía retirará electrónicamente los fondos de su cuenta bancaria y preparará y enviará un cheque al proveedor.
El servicio basado en la Web es especialmente útil para los negocios que usan QuickBooks y que deben dirigir las facturas a varias personas –digamos, a un contador, a un aprobador de cuentas y a un administrador– para la firma y el pago. Bill.com pasa los datos de la transacción a QuickBooks 2005 (o posterior) o a QuickBooks en línea.
Desafortunadamente, el servicio no puede leer el nombre del proveedor de la imagen digitalizada de una cuenta y cazarla con el mismo nombre en sus registros de QuickBooks, así que usted tendrá que escribir el nombre. Bill.com planea agregar un servicio de entrada de datos en el futuro que escribirá los detalles de pago y del proveedor. Si usted usa una aplicación de contabilidad distinta a QuickBooks, puede escribir un total resumido de las transacciones mensuales usando un asiento de diario.
Bill.com funciona bien para pagar cuentas, pero sus funciones de cuentas por cobrar son algo limitadas. Usted puede escribir la cantidad total de las facturas, luego los pagos según los reciba y Bill.com le mantendrá al tanto de lo que no ha sido pagado todavía. Pero Bill.com no puede cobrar dinero directamente de sus clientes (la compañía planea incluir esa función en una versión futura).
Bill.com es único en su escala de precios (US$15 por mes por cada usuario para hasta 10 transacciones por usuario; US$1,25 por cada transacción a partir de ese momento), lo cual significa que es una herramienta de precio bastante módico para el seguimiento de facturas y eliminar demoras en el pago de facturas.
-Por Richard Morochove