PC World. Los usuarios aman las apps de Google Drive por su simplicidad y fácil uso, pero no dejes que eso te engañe, son más poderosas de lo que parecen.
Aunque no se pueden comparar con Microsoft Office, existen algunas funciones interesantes de Docs, Sheets y Slides que quizá no conozcas.
Hemos seleccionado algunas características nuevas y escondidas que te pueden ayudar a ahorrar tiempo y crear documentos para impresionar a tus maestros, colegas y, sobre todo a tu jefe.
Poder de investigación en Docs
Es importante citar las fuentes correctamente en un artículo o trabajo académico para comprobar una investigación y darle crédito a los autores correspondientes. Google Docs cuenta con un par de herramientas para simplificar esta tarea.
Herramienta de investigación
La Herramienta de Investigación agrega un sistema de citas rápido a la función de búsqueda de Google. Para abrir la herramienta de Investigación, haz clic en Herramientas>Investigación, Los atajos del teclado son: Ctrl-⌘-Shift-l en Mac y Ctrl-Alt-Shift-I en una PC.
La herramienta abre en blanco, pero comenzará a sugerirte temas de investigación basándose en lo que escribes.
La herramienta de Investigación puede ser muy útil al escribir en Google Docs
La herramienta tiene siete opciones: Todo (para hacer una búsqueda en Google), Imágenes, Académico (para filtrar por fuentes académicas), Citas, Diccionario, Personal y Tablas.
Para buscar, haz clic dentro de la herramienta, selecciona la opción de búsqueda y comienza a escribir. Cuando te pongas encima de tu selección, verás tres opciones: vista previa, citar y enlace. La función de citar ayuda a insertar citas del estilo MLA, APA o Chicago. Selecciona el estilo de cita y Docs insertará un superíndice y una nota en la parte inferior de la página.
Esta función no remplaza la sección de citas, pero sí te ayuda a tener el contenido en el formato correcto y hacer que el proceso de citación sea más sencillo.
Varios enlaces a la vez
Es posible añadir varios enlaces a la vez en un artículo o documento. Para utilizar la herramienta, selecciona el texto y utiliza los comandos Control-K or ⌘-K. El menú de búsqueda te sugerirá automáticamente un enlace. Si alguna de las sugerencias es la correcta, haz clic en ella, selecciona Insertar y listo. Si la búsqueda inicial no es lo que necesitas, cambia el texto en la herramienta de búsqueda para mejorar los resultados.
Domina las encuestas y los datos con Sheets
A menos que seas un usuario avanzado de Excel, Sheets de Google es una herramienta bastante completa para cubrir tus necesidades básicas. La app cuenta con algunas funciones interesantes.
Crear tablas en Sheets
Puedes crear rápidamente una tabla con Google Sheet para parecer un genio de la información.
Crea una tabla para representar datos
Para eso, selecciona el icono de Tabla en la barra de menú o selecciona Insertar> Tabla, para que aparezca la herramienta de edición. En la pestaña Inicio puedes editar varias celdas y elegir uno de los diferentes ajustes de diseño. También te sugerirá tablas basándose en el tipo de información disponible. Si no te gustan, selecciona otra opción en Más. Haz clic en Insertar para colocar la tabla en la hoja de cálculo.
Mapeo
Otra herramienta poderosa es la habilidad de Sheets para crear un mapa a partir de información basados en una ubicación. Por ejemplo, si tienes datos de población o resultados de diversos países, es posible crear una tabla para representarlo. La información requiere de incluir la ubicación específica en la celdas para funcionar.
Para comenzar, haz clic en Tablas y selecciona Mapa.
Transforma datos de Google Sheets en un mapa
Ahora, selecciona la opción GeoMapa. En la pestaña de Personalizar, puedes cambiar los colores que aparecerán en el mapa. Existen diferentes tipos de tablas y métodos para representar las tendencias en Sheets. Una vez que pruebes estas herramientas, serás capaz de experimentar y dominarlas.
Slides resuelve los problemas presentados por el trabajo en equipo
Slides no ofrece la misma variedad de plantillas de PpowerPoint, o la elegancia visual de Keynote, pero hará tu vida más fácil cuando trabajes en equipo. Es posible colaborar en Slides de la misma manera que en Docs y Sheets.
También puedes subir un archivo PowerPoint, convertirlo a presentación de Slides y trabajar en este. Para subir una presentación de PowerPoint, ubica el archivo en tu equipo y deslízalo a Drive. Selecciona la opción que convierte el archivo a un formato compatible con Google Drive.
Una vez que la presentación de Slides comience, invita a otros para ver o editarla.
Incrustra una presentación de Slides a Google Sites
Incluso puedes incrustar la presentación a Google Sites. Dentro de Sites, haz clic en Insertar>Drive para que cualquiera que utilice tu sitio pueda ver tu presentación.
Para insertar la presentación a tu sitio personal o empresarial, haz clic en Archivo>Publicar a la web…En el cuadro de diálogo que aparecerá copia el código HTML en el área “Embed code” y pégalo en la sección HTML de tu sitio. Haz clic en OK y listo.
Esta también funciona con archivos de Google Drive, permitiéndote desplegar tu trabajo.
Google Hangouts
Google Hangouts permite colaborar en equipo a través de video al editar un archivo. Para esto, abre un hangout de video y haz clic en el icono de Drive en la parte izquierda de la pantalla. De esta forma serás capaz de discutir la presentación con otros en tiempo real.
La habilidad de compartir la pantalla añade claridad adicional a cualquier “problema” que afecta a un equipo de trabajo. Hangouts funciona en una PC y dispositivos móviles, ya sea teléfono o tableta.
Elias Pelcastre, PCWorld en Español
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