Sean los ladrones o los tornados los que amenazan a su compañía, proteger los activos de su negocio contra una catástrofe es más fácil de lo que se imagina.
Usted no tiene que ir muy lejos para enterarse de historias de catástrofes tecnológicas. La planificación para desastres es esencial para individuos y también para empresas de todas formas y tamaños. La única variable verdadera es la complejidad de la planificación necesaria. He aquí cómo comenzar.
Copias de seguridad
Hay un sinfín de productos y servicios que han simplificado la tarea de hacer una copia de seguridad, tanto si se tiene una sola computadora como una docena.
Copia de seguridad o sincronización local a través de conexión USB: Si usted tiene una o dos PC, puede conectar una unidad de disco duro de alta capacidad con conexión USB y configurar un programa que realice copias de seguridad. Windows 7 incluye uno –Windows 8 agrega también el Historial de archivos– y hay abundantes opciones en línea. Otra estrategia es mantener dos computadoras sincronizadas para en caso de que una se dañe o sea robada, la otra esté disponible para reanudar su trabajo donde lo dejó. Considere GoodSync (go.pcworld.com/goodsync), un programa sólido de sincronización.
Copia de seguridad en NAS: Cuando usted necesita hacer copias de seguridad de varias computadoras, el almacenamiento conectado a redes (como la serie WD MyBook Live para oficinas pequeñas) tiene mucho sentido. Una desventaja es que el software para copia de seguridad que viene incluido con las unidades NAS tiende a ser limitado y el tráfico de las copias puede ser tanto que inunda de datos la red.
Copia de seguridad en línea: Si usted tiene mucho ancho de banda para la Internet, la copia de seguridad en línea pudiera ser la manera más segura de proteger sus datos contra desastres, como un incendio que destruya su edificio. Por otra parte, algunos servicios que guardan las copias en la nube han sido víctimas de violaciones de su seguridad. Ese riesgo es tolerable para la mayoría de las personas, pero si usted trabaja con datos de tarjetas de crédito de sus clientes u otra información confidencial, será mejor que haga las copias de seguridad localmente y luego mantenga segura la unidad de disco física en otro lugar (por ejemplo, una caja fuerte).
Seguridad de los datos y protección contra programas nocivos
La instalación de software antimalware en su PC y mantenerlo al día puede ser un proceso complicado y caro si usted trata de proteger una red. Si tiene numerosas computadoras, puede ahorrar dinero con una suite de seguridad para empresas pequeñas. Algunos de estos paquetes no son más que un grupo de licencias para la suite individual, que deben ser instalados y mantenidos por separado. Otros ofrecen una consola de administración central para dirigir las actualizaciones a las computadoras de los usuarios y recibir notificaciones sobre amenazas que se han detectado en la red. Busque un poco para determinar qué método funciona mejor para usted.
Seguridad física
Todos los propietarios de negocios saben que tienen que cerrar las puertas e instalar un sistema de alarma para proteger sus bienes en el local. Pero usted también debe tomar medidas para proteger sus equipos de computación.
Cables con candados: Casi todas las PC portátiles tienen un puerto para candados de Kensington y la mayoría de los equipos de escritorio tienen un enganche de metal que se extiende desde la parte trasera, y a través del cual se puede pasar un cable de seguridad para atar la computadora al escritorio (para las PC que no tienen un puerto para cable con candado, se puede usar un sistema de cerrojo “universal” que se instala en el chasis). También debe usar usted un cable con candado cuando saque una PC portátil de la oficina.
Software de LoJack: Con LoJack for Laptops su PC portátil puede transmitir la ubicación del equipo cuando usted dé parte de su pérdida. Esto ayudará a las autoridades a localizar la PC más fácilmente y le permitirá a usted limpiar su unidad de disco duro a distancia si recuperarla parece improbable. Ciertas herramientas como Find My iPhone ofrecen funciones similares para los teléfonos inteligentes y las tabletas. Instálelas antes de que su dispositivo se pierda.
Sistemas de vigilancia con vídeo: Una cámara no impedirá que los ladrones decididos a cometer el crimen le ataquen, pero los sistemas de vigilancia remota pueden ayudarle a atraparlos con las manos en la masa. La vigilancia con vídeo y detección de movimiento mostrará la escena de un crimen en tiempo real y grabará el metraje para ayudarle a aprehender a los malhechores.
Protección contra desastres ambientales: Considere IoSafe, que fabrica una serie de unidades de disco duro externas diseñadas para resistir los incendios (hasta 1.550 grados Fahrenheit/843 centígrados) y el agua (una columna de agua de hasta 10 pies/3 m durante tres días). Mantenga los documentos de papel (y las copias impresas de los datos digitales esenciales) dentro de una caja de seguridad en un sitio alterno o localmente en una caja fuerte a prueba de fuego.
Y, por supuesto, asegúrese de poner protectores de línea de alta calidad en todos los equipos de tecnología para protegerlos contra sobretensiones y descargas eléctricas.
Consiga gratis un espacio de trabajo compartido
Kerio Workspace ofrece colaboración, archivos compartidos y hasta 10GB de almacenamiento.
Si su negocio emplea una cantidad relativamente grande de personas, usted probablemente tiene problemas con la administración de proyectos. Es posible que tenga 50 hilos de correo electrónico, todos relacionados con el mismo proyecto, anexos por todas partes, versiones diferentes de documentos que residen en varias computadoras y cosas por el estilo. Los productos para compartir espacios de trabajo como el Microsoft SharePoint ponen los documentos, la colaboración y la comunicación bajo un solo paraguas privado. Pero, para muchos negocios pequeños, SharePoint y las herramientas similares resultan prohibitivas. Por suerte, usted tiene por lo menos una alternativa gratuita: Kerio Workspace.
Específicamente, usted puede usar Kerio Workspace Starter Edition, que provee espacios de trabajo ilimitados, capacidad para un número ilimitado de usuarios y 10GB de almacenamiento compartido. El programa le da un entorno simple para crear y organizar páginas, cada una de las cuales puede contener uno o más componentes: texto, imágenes, vídeo, archivos, contenido de la Web, enlaces, listas de tareas y demás. Los usuarios pueden colgar comentarios en cualquier página determinada, agregando así esencialmente un componente social a su proyecto.
Todo esto es más fácil experimentarlo que explicarlo, así que no se pierda la demostración en demo.kerio.com, donde podrá utilizar un espacio de trabajo real. Necesité unos 15 minutos para hacerme una buena idea de cómo trabaja Kerio. Como la curva de aprendizaje es bastante fácil, su equipo debe ser capaz de ponerse a trabajar rápidamente.
Usted puede encontrar servicios de colaboración mejores, pero Kerio da a las empresas pequeñas las herramientas que necesitan para reducir la sobrecarga de correo electrónico y aumentar la productividad. Y el precio no puede ser mejor, así que ¿por qué no darle una oportunidad?
–Christopher Null