A nadie le gusta tener que hacer copias de seguridad, pero algún día le salvarán el pellejo. Aquí explicamos los métodos más eficientes de proteger sus datos ante cualquier eventualidad.
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PUEDE QUE SU UNIDAD DE DISCO SE DAÑE
O que los ladrones le roben la portátil en un café. De repente, quizás se da cuenta el viernes que necesitaba la versión original del miércoles, de un documento importante que modificó el jueves.
En circunstancias como estas, contar con una copia de seguridad protegida y actualizada de su unidad de disco duro, podría salvarle la vida. Aquí abordamos siete estrategias prácticas que incluyen el almacenamiento de USB, hacer copias por medio de la Internet o su red local, copiar del propio Windows, y preservar enormes archivos multimedia como canciones y vídeos.
QUÉ DEBE COPIAR
Quizás su unidad de disco duro contenga cientos de miles de archivos. Muchos de estos archivos deberá copiarlos todos los días, otros sólo ocasionalmente y un tercer grupo, que incluye los archivos temporales, el archivo de hibernación (hiberfil.sys) y el caché de su navegador—que no deberá copiar nunca. Veamos individualmente los diferentes tipos de archivos.
Sus documentos: Usted debe hacer copias de seguridad de sus archivos de procesamiento de textos, hojas de cálculo y documentos similares, todos los días. Cualquier programa básico para esta tarea puede realizar copias de seguridad en incrementos, en la cual el programa se limita a copiar los archivos que han sido modificados con posterioridad a la última copia de seguridad. (Los buenos programas de copia de seguridad también manejan las versiones; es decir, mantienen disponible varias iteraciones del mismo archivo y le permiten escoger la versión que desea restaurar).
Sus documentos recientes: Si su programa de copia de seguridad puede manejar copias de seguridad en incrementos, usted no tiene que preocuparse por los documentos recientes como entidades separadas. Pero si trabaja frecuentemente con estos archivos en las computadoras de terceros, lo mejor sería llevar una copia de los archivos en una unidad de disco flash o almacenar una copia de estos en línea.
Los datos de aplicación: Las aplicaciones generan y mantienen archivos de datos que requieren copias diarias, por ejemplo los mensajes de correo electrónico, los favoritos del navegador, las entradas de calendario y los contactos. Casi todos los programas almacenan estos archivos en una carpeta oculta dentro de su carpeta de usuario (en XP, C:Documents and Settingssu nombreApplication Data; en Vista, C:Userssu nombreAppData). Además, en XP, Microsoft almacena los datos de Outlook y Outlook Express en C:Documents and Settingssu nombreLocal SettingsApplication Data). Por suerte, cualquier programa de copia de seguridad bien diseñado y enfocado al usuario común, que no es experto (todo lo contrario a los departamentos de TI), sabrá dónde buscar los datos de Outlook.
Los medios: Si el medio que usa para hacer copias de seguridad es lo suficientemente espacioso y rápido, usted puede hacer copias diarias de sus archivos de fotos, música y vídeo. Pero estos archivos voluminosos posiblemente requieran una estrategia de copia de seguridad por separado.
Las reliquias: Los archivos que usted quiere guardar para siempre—las fotos familiares, las tarjetas de aniversario que hizo especialmente para sus padres y demás—necesitan una protección adicional.
Su sistema: Usted siempre tendrá la opción de reinstalar Windows y sus aplicaciones, si cuenta con los discos originales o tiene la posibilidad de descargar los programas. Pero si Windows llega a un estado inservible o se le daña su unidad de disco, con cambiar a una copia de seguridad del sistema (también conocida como una copia de seguridad para recuperación de desastres), que usted deberá crear un par de veces al año, será suficiente para recuperar su equipo sin mucho esfuerzo.
También es posible separar y almacenar los diversos tipos de datos en unidades de disco duro diferentes (o particiones—vea find.pcworld.com/63512 y find.pcworld.com/63513). Pero Windows no facilita el procedimiento y las estrategias que yo cubro no requieren esta separación.
Estrategia 1 Emplee la copia de seguridad más fácil de todas
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Buena para: Sus documentos (incluyendo los documentos recientes), los datos de aplicación, los archivos de medios y el sistema en su totalidad
Frecuencia: Diaria
Características de recuperación: Versiones y restauración del sistema entero
Almacenamiento automático en un sitio alterno: No
Usted compra una unidad de disco para USB, la conecta en su PC y comienza a hacer la copia de seguridad. No tiene que instalar software en su unidad de disco duro, ni crear conjuntos de copia de seguridad, ni incluso pedirle al programa que se abra. Esta copia de seguridad, totalmente automatizada, sabe lo que tiene que copiar y lo que no. (Claro, usted tiene que acordarse de conectar la unidad de disco. Y es cierto que podría obtener el mismo resultado comprando un programa e instalándolo en una unidad de disco duro existente).
Es lo último en el software de copia de seguridad; y asumiendo que se ha hecho correctamente, puede servir como la copia de seguridad más efectiva y sencilla.
Pero esa es una gran suposición. Algunas instalaciones de conectar y usar tienen defectos importantes. Por ejemplo, aunque la unidad de disco Seagate Replica alega que es capaz de hacer una copia de seguridad de todas las particiones en una unidad de disco, PC World no pudo lograr que esa característica funcionara durante nuestra evaluación.
Las restantes unidades de disco para copia de seguridad automatizada tienen limitaciones serias. SanDisk puso un botón de copia de seguridad y un programa de copia de seguridad de datos muy bueno (uno que puede hacer copias y restaurar archivos, pero no Windows) en su línea de unidades de disco portátiles Ultra Backup (find.pcworld.com/63511). Sin embargo, como la línea Ultra Backup consiste en unidades de disco de flash, no recibirá muchos gigabytes por el precio. El SanDisk Ultra Backup de 64GB se vende por US$160—la misma cantidad que pagaría por una unidad de disco HP SimpleSave de 500GB y básicamente US$20 más de lo que pagaría por una unidad de disco duro portátil de copia de seguridad Clickfree de 320GB (find.pcworld.com/63514). (Por otra parte, el software de Clickfree no puede hacer versiones, una deficiencia seria).
Pero Rebit (www.rebit.com) ofrece la copia de seguridad más fácil de todas. Usted no tiene que decidir los archivos y carpetas que necesita copiar. La primera vez que enchufa la unidad de discos, el programa lo copia todo en su unidad de disco duro—datos, aplicaciones y hasta Windows.
Como Rebit lo copia todo, usted puede recuperar su sistema entero después de un fallo en la unidad de disco duro o de otro desastre, simplemente iniciando con un CD especial (puede descargar el archivo .iso desde el sitio de la Web de Rebit cuando lo necesite).
Rebit simplifica la recuperación de un archivo específico. Pulse el botón secundario sobre un archivo en el Explorador de Windows, seleccione Mi Rebit y escoja una versión del archivo de su copia de seguridad. O haga doble clic sobre el icono de Rebit en la bandeja del sistema para ver el Rebit Browser – muy parecido al Explorador de Windows.
Rebit está diseñado para hacer copias de seguridad continuas y en tiempo real. El programa copia un archivo tan pronto usted lo modifica, por lo tanto no necesita acordarse nunca de hacer una copia. Por supuesto, la constante creación de copias de seguridad demorará la computadora notablemente. Y mantener los medios de resguardo conectados a su PC constantemente los expone a riesgos de las fluctuaciones de energía, a programas maliciosos y a los ladrones, ya que su copia de seguridad está tan expuesta a dichas amenazas como lo está su sistema primario.
Afortunadamente, no tiene que mantener la unidad de Rebit enchufada todo el tiempo. Si es capaz acordarse de enchufarla una vez al día, hará copias de todo lo que ha cambiado desde la última vez que la conectó.
Las unidades Rebit de formato portátil y las de escritorio están disponibles en diversas capacidades de almacenaje. La compañía recomienda que compre una unidad de disco por lo menos 25 por ciento más grande de lo que quiere copiar. Pero no compre una unidad de disco demasiado grande: no podrá usar una unidad de disco que ejecute Rebit para ningún otro propósito, como el almacenaje adicional. Las otras unidades de disco simples de copia de seguridad, como la HP SimpleSave, le permiten usar parte de la unidad de disco para las copias de seguridad y otra parte para almacenaje adicional, pero el software de HP no maneja las versiones. Poner la unidad de disco a trabajar para múltiples usos crea otros problemas de seguridad: Los datos que se almacenan en la unidad no serán copiados y los archivos que son copias de seguridad del contenido de su unidad de disco primaria deben compartir el espacio con datos que se usan activamente y que pueden infectarse.
Si ya tiene una unidad de disco externa del tamaño correcto, tiene la opción de comprar el software de Rebit por sí solo por US$50 (aunque yo lo he visto por menos de US$30) e instalarlo en su propia unidad de disco.
Estrategia 2 Automatice su copia de seguridad y almacénela a una distancia segura
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Bueno para: Sus documentos (incluyendo sus documentos recientes) y datos de aplicación
Frecuencia: A diario
Características de recuperación: Versiones pero sin la restauración total del sistema
Almacenamiento automático en un sitio alterno: Sí
Una unidad de copia de seguridad conectada continuamente a su computadora es vulnerable a los mismos peligros que amenazan a su PC, al igual que una copia de seguridad almacenada en el mismo recinto que la PC. Pero si su sistema rara vez carece de una conexión rápida de Internet, un servicio de copia de seguridad en línea puede hacer copias de seguridad completamente automatizadas que se guardan en un servidor a varias millas de su PC. Usted no tiene que comprar hardware ni enchufar nada nuevo en su computadora, aunque quizá tenga que instalar software. Este método le da acceso a sus datos desde cualquier computadora con acceso a la Internet.
Sin embargo, no es práctico hacer copias de Windows y de las aplicaciones en línea, por eso los servicios en línea no ofrecen esa opción.
Existen varios servicios de copia de seguridad en línea, como Comodo (find.pcworld.com/63516) y SpiderOak (spideroak.com). Pero yo recomiendo Mozy (mozy.com) por su software versátil y su bajo precio. Como con Rebit, usted puede pulsar el botón secundario sobre un archivo en el Explorador de Windows y restaurar cualquier versión que Mozy tenga disponible. El servicio MozyHome (mozy.com/home) cuesta US$5 mensuales por computadora, sin límites de almacenaje. La compañía también provee un servicio profesional (mozy.com/pro).
Los servicios de copia de seguridad por Internet comparten algunos defectos inherentes, comenzando con la extrema lentitud. Su primera copia de seguridad completa puede tomar días o incluso semanas (aunque usted puede seguir trabajando mientras la copia prosigue). La velocidad de carga agonizantemente lenta puede explicar por qué Mozy ofrece un almacenaje ilimitado para cada PC. Cualquiera que trate de hacer una copia de seguridad de 500GB de vídeos por la Internet se dará por vencido pronto. En general, si usted usa un servicio de copia de seguridad en línea, considere encontrar otro medio para sus archivos grandes (para más consejos vea la Estrategia 4). Pero yo uso la Internet para hacer copias de mis fotos.
Por razones similares, yo no recomiendo los servicios de copia de seguridad en línea para la gente que trabaja con archivos de vídeo o de música. Si usted está editando una película, por ejemplo, las copias de seguridad diarias serán demasiado grandes para una carga de una vez al día.
Otra cuestión es si usted puede confiar en una compañía en línea para el almacenaje a largo plazo de sus datos. Yo claramente no me fío. Vea “¿Desaparecerán sus datos cuando su sitio de almacenaje en línea cierre?” (find.pcworld.com/63517) para algunos escenarios pesimistas.
También considere el costo. Aunque US$5 mensuales por cada máquina puede parecer barato, con múltiples sistemas la cosa encarece.