PC World me pidió que abandonara mis aplicaciones de escritorio durante una semana y que trabajara únicamente en la Web. Debo decir que todavía no he regresado al escritorio.
Ya había escrito este tipo de artículo antes. Mi editor me pidió que abandonara los programas de mi PC durante una semana y que en su lugar dependiera únicamente de las aplicaciones hospedadas en la Red. Después, podría volver a mis programas “verdaderos”, e informar acerca de mis experiencias con los sustitutos existentes en línea.
Pero mi pequeña aventura tuvo un final inesperado: tres semanas más tarde, todavía estaba trabajando en la Web, sin planes de volver permanentemente a Office o la mayoría de las otras aplicaciones de productividad que solía encontrar imprescindibles.
Claro, las aplicaciones en línea no pueden hacer ciertas cosas, como digitalizar y grabar CD, ni captar instantáneas de la pantalla. Pero para la mayoría de las cosas que hago, la conveniencia de almacenar y editar mis documentos y correo en línea compensan con creces las desventajas y la falta de ciertas funciones en Google Docs, Zoho Office, Gmail y demás. Google y Zoho proporcionan todas las herramientas que necesito y otros sitios como ThinkFree ofrecen características similares (vea la Guía para recortar y guardar para más detalles sobre otras aplicaciones basadas en la Web).
La Web no puede reemplazar las aplicaciones de escritorio tradicionales si sus necesidades van más allá de las tareas básicas de correo electrónico, procesamiento de textos y hojas de cálculo, o si su conexión a la Internet es lenta. Pero le sorprenderá saber todo lo que puede hacer desde un navegador.
Además, los conjuntos de programas de oficina en línea le permiten hacer algo que las aplicaciones instaladas localmente no pueden: colaborar con otros en documentos en tiempo real, independientemente de la ubicación física de cada persona. He aquí lo que me convirtió en un verdadero creyente, y lo que usted puede esperar si decide probarlo.
El fin de una adicción
Mi nombre es Scott y soy un Outlook-ólico. Aunque puedo prescindir del resto del conjunto de programas de oficina de Microsoft, la sola perspectiva de abandonar mi precioso cliente de correo electrónico y gerente de información personal en el escritorio me da palpitaciones.
No obstante, configuré Gmail de manera que recogiera el correo POP3 que anteriormente leía con Outlook. Como había configurado a Outlook para que dejara los mensajes en el servidor durante dos semanas, Gmail recopiló casi todo mi correo electrónico actual, lo que facilitó significativamente la transición. También fue fácil configurar a Gmail para que usara la dirección de respuesta de mi cuenta POP3 en vez de mi dirección de Gmail. Nadie notó que Outlook estaba desactivado y que Gmail se encargaba de todo.
Sí tuve que acostumbrarme a usar las etiquetas de Gmail –etiquetas de temas que usted crea y asigna a los mensajes que permanecen en la bandeja de entrada del usuario– en vez de las carpetas de Outlook para organizar mi correo, pero ahora que me he acostumbrado a ellas, las prefiero. Con las etiquetas, los nuevos mensajes que llegan relacionados con el mismo hilo reciben la misma etiqueta automáticamente (también les puedo agregar otras etiquetas) y el hilo entero siempre regresa a mi bandeja de entrada conjuntamente con el nuevo mensaje. Como resultado, archivo el correo intrépidamente, pues sé que volverá a aparecer cuando lo necesite. Todavía tengo que lidiar con mi bandeja de entrada a diario, pero ahora está prácticamente vacía casi siempre.
Por último, exporté mis contactos y calendario de Outlook a archivos CSV (lea las instrucciones en find.pcworld.com/58917), los importé en Gmail y en Google Calendar, respectivamente, y de pronto ya no dependía de Outlook para nada.
Gmail no ofrece una manera fácil de importar el correo electrónico anterior desde los clientes en el escritorio (esto sería magnífico, señores), pero las dos veces que necesité ver un mensaje viejo, simplemente abrí Outlook, eché un vistazo y lo volví a cerrar. Aquellas personas que usan correo electrónico IMAP no tendrían este problema, ya que todo el correo IMAP se almacena en el servidor y Gmail puede recogerlo allí fácilmente.
Al principio, me preocupaba perder la capacidad que tiene Outlook para integrar las tareas de calendario y correo electrónico. Usted puede arrastrar un mensaje de Outlook y soltarlo en su calendario para crear una cita; Outlook pone el cuerpo del correo electrónico en la descripción de la cita y usa el asunto del mensaje como el asunto de la cita. Pero Google es incluso mejor: escoja Crear evento mientras lee un mensaje de Gmail y el programa buscará las fechas y horas en el mensaje para llenar los diversos campos del Calendario por usted. Este método, sin embargo, sólo trabaja si el mensaje está escrito en inglés.
Palabras y números
Es demasiado pronto para saber si encontraré un error insuperable en Google Docs. Me gustan las características de colaboración: si alguien que he invitado a editar mi documento acepta y comienza a trabajar en él, aparece una pequeña caja al pie de la pantalla en la que se me informa que la persona está editando el documento. Los cambios tienen efecto cuando el editor pulsa ‘Guardar’, y yo veo los cambios cuando pulso ‘Guardar’ o refresco el navegador.
Pero encontré algunos problemas. Primero, mis documentos se imprimieron con pies de página y encabezados minúsculos. Con el tiempo descubrí que habían sido insertados por el navegador (¡claro!) y encontré la manera de hacerlos desaparecer. Además, ni Google Docs ni Zoho Writer pudieron mostrar o imprimir correctamente un documento tabulado de Word que usó la barra espaciadora –en vez de la tabulación– para alinear verticalmente los elementos de la tabla. Open Office y Word mostraron el archivo correctamente.
Y aunque usted puede enviar con un solo pulso un documento de Google a alguien que esté en su lista de contactos, Google Docs and Spreadsheets insistió en que la dirección de un redactor de PC World era inválida (en Gmail, sin embargo, trabajó bien).
Si un error como éste le hace dudar en abandonar sus aplicaciones de escritorio, podría usar el complemento Zoho Office para sincronizar los archivos locales de Office con el servidor de Zoho, a fin de tenerlos disponibles en línea y fuera de línea. Desafortunadamente, Zoho Show tuvo problemas para mostrar correctamente varias presentaciones complejas de PowerPoint. Y Zoho Viewer se negó misteriosamente a abrir un archivo PDF de 5MB, aunque su límite para el tamaño de archivos es de 10MB y no tuvo dificultades para leer otros PDF (muchas aplicaciones en línea ponen un límite en el tamaño del documento).
Aunque nunca me acostumbré a usar Microsoft One Note para organizar las investigaciones, ahora dependo bastante de Google Notebook. Zoho Notebook es aun mejor, pero usar las aplicaciones vinculadas es mucho más fácil. Por ejemplo, puedo enviar documentos desde Google Docs a Gmail con un solo pulso; para enviar un documento de Zoho con Gmail, primero tengo que guardarlo en el disco o cortar y pegar manualmente un vínculo de la Web entre los dos.
No obstante, el conjunto de herramientas en línea de Zoho incluye varias que están notablemente ausentes en Google, entre ellas Zoho Creator para diseñar bases de datos.
Dondequiera que voy, ahí estoy
Es obvio que la conectividad tiene importancia para las aplicaciones de la Web. Los vuelos largos y los viajes por tren probablemente le separarán de los datos que usted tiene hospedados en la Web (lo cual no es un problema para mí, porque viajo en bicicleta entre la casa y el trabajo).
Sin embargo, hasta este problema podría desaparecer en el futuro próximo. Los ingenieros de Google están perfeccionando un complemento para sincronización fuera de línea, Google Gears. Pero hasta ahora lo único totalmente compatible con Google Gears es el lector de fuentes de contenido RSS de Google.
Por medio de Google Gears, Zoho Writer ofrece una compatibilidad parcial, y permite que usted ponga en memoria temporal y vea versiones de sus documentos sólo para lectura mientras está fuera de línea. Pero para cuando este número salga a la calle, la compañía ofrecerá la sincronización total fuera de línea.
Otra preocupación importante acerca de las aplicaciones en línea es ¿qué sucederá si una interrupción del servidor o un desastre natural destruyen mis datos? Google dice que hace copias de los archivos de datos casi tan pronto los cambian los usuarios y la respuesta oficial de Zoho es “no se preocupe”. Pero más vale precaver, por lo cual los usuarios deberían bajar y archivar sus documentos importantes con regularidad, otra razón que demuestra que es vital contar con acceso de alta velocidad si usted va a sustituir las aplicaciones de escritorio por las de la Web.
Los problemas de la privacidad podrían también ahuyentar a algunos usuarios. Usted tendrá que confiar en terceros para que protejan su correo electrónico no cifrado y otros datos que guarda en los servidores de ellos (para más sobre este asunto, vea find.pcworld.com/58905).
Para mí, sin embargo, la conveniencia excede el riesgo de que Google no garantice la seguridad. Me gusta poder acceder a mis documentos con sólo conectarme a la Internet y pulsar el ratón.
-Por Scott Spanbauer