Use las últimas herramientas de colaboración de bajo costo para administrar los proyectos de su grupo en línea.
Comprar el inmenso conjunto de herramientas de un servidor de colaboración como Microsoft Office Sharepoint sería una exageración para muchas empresas. Por eso es que Sharepoint tiene mucha competencia entre los servicios basados en la Web que ofrecen subconjuntos de herramientas de colaboración más enfocados por menos dinero y, en algunos casos, gratis. Aquí evaluamos cuatro alternativas para el monolítico servidor de Microsoft: Central Desktop (www.centraldesktop.com), Hudle de Ninian Solutions (www.huddle.com), Basecamp de 37Signals (www.basecamphq.com) y WebOffice de WebEx (www.weboffice.com). Las cuatro ofrecen capacidades básicas para administrar o compartir documentos, comunicaciones y administración de usuarios, y herramientas de administración de proyectos. Un par de ellas incluso ofrecen funciones –como compartir aplicaciones y charlas– que son muy adecuadas para los grupos de trabajo geográficamente dispersos.
Documentos
Usted no necesita un servicio especializado si lo único que quiere hacer es compartir archivos con otros en la Web; hay varios servicios, entre ellos Google Docs, que ofrecen una gran cantidad de espacio para subir documentos y la posibilidad de compartirlos con usuarios que usted selecciona. Pero Google y los demás no ofrecen la administración de documentos, en la cual el servicio mantiene un registro de las versiones de los documentos y usa un sistema de comprobación de la entrada y la salida para proteger los documentos maestros.
Huddle (incluso en la versión gratuita) tiene los controles más completos para la administración de documentos. Los usuarios de Huddle pueden registrar la salida de documentos y bajarlos para editarlos o revisarlos, y cuando terminen subirlos y registrar la entrada nuevamente para entonces asignar la tarea de aprobación y revisión de los documentos a otros miembros del equipo. La versión limitada gratuita de Basecamp, por el contrario, no le permite subir archivos; las versiones por pago ofrecen el almacenamiento de archivos con el registro básico de versiones pero no la capacidad de registrar la entrada y salida. Central Desktop se encuentra en el medio, pues permite fijar la condición de un documento manualmente como Borrador, Aprobación pendiente, Aprobado, Final o Anulado. WebOffice, que comienza en US$60 al mes para cinco usuarios, no registra cambios en los documentos que se suben. Sin embargo, le permite configurar el Explorador de Windows para subir y bajar archivos desde la carpeta de documentos de WebOffice.
Excepto WebOffice, todos los demás permiten a los usuarios crear y colaborar en documentos de texto simple directamente en la interfaz del servicio, una buena manera de crear borradores de texto colectivamente y luego publicarlos. Desafortunadamente, aunque las herramientas de edición de texto de los tres servicios funcionaban bien, todas tienen un defecto de colaboración común: si usted intenta editar un documento de texto que otro usuario está editando simultáneamente se perderán los datos editados por uno o por ambos usuarios, sin advertencia previa del sitio de la Web. No comprendemos por qué los tres servicios simplemente no impiden a los usuarios editar los documentos que ya están abiertos.
Tareas
No sólo de documentos viven los negocios. Para guiar a los colegas a través de un proyecto es posible que usted tenga que coordinar y completar numerosas tareas subsidiarias. Los cuatro servicios que probamos tienen herramientas para crear y asignar tareas a miembros del grupo y todos menos Huddle le permiten vincular esas tareas a una meta o hito mayor. WebOffice proporciona un mayor control sobre las tareas, incluso la fecha límite, la hora del día en que se debe terminar la tarea, la categoría, el nivel de prioridad, la persona asignada a la tarea y un recordatorio de notificación.
Basecamp tiene menos opciones para las tareas, pero le permite asignar tareas a distancia por medio del correo electrónico, incluso desde su BlackBerry.
Contactos
La comunicación es la clave de la colaboración. Tanto Basecamp como Central Desktop son aptos para foros básicos con hilos de discusión relacionada con un proyecto. Usted incluso puede vincular a Basecamp con el servicio de charla en grupo Campfire de a 37Signals; de manera similar, WebOffice se acopla al servicio separado WebEx Mail de WebEx. Pero ninguno de los cuatro sistemas incorpora una aplicación de mensajes instantáneos para simplificar la colaboración en tiempo real.
La colaboración hospedada en la Web extrae un grupo de documentos anexos a su correo electrónico. Sin embargo, para mantenerle al tanto de lo que pasa en su oficina virtual, cada servicio le notifica por correo electrónico las actividades importantes, como nuevas asignaciones de tareas, fechas límites y los documentos que han sido subidos. Por suerte, Basecamp, Central Desktop y Huddle le dan la opción de recibir esas notificaciones a través de una fuente de contenido RSS, lo que alivia la carga en su bandeja de entrada.
Los trabajadores de las oficinas virtuales que buscan la mejor experiencia de colaboración pudieran optar por un servicio por pago. Tanto Central Desktop como WebOffice le permiten (por un costo adicional) crear reuniones en línea donde cada participante puede ver las aplicaciones de otros y navegar juntos por la Web. El complemento de Central Desktop comienza en US$35 al mes, mientras que el de WebOffice vale US$49,95 mensuales por usuario.
-Por Scott Spanbauer